Wirksame Gesundheitsmaßnahmen im Betrieb sind heutzutage unverzichtbar. Unternehmen, die ihre Beschäftigten gesundheitlich fördern, weisen verringerte Fehlzeiten der Mitarbeitenden auf und steigern deren Motivation und Produktivität. Mittlerweile spielt auch die psychische Gesundheitsförderung dabei eine zentrale Rolle, denn die Kosten pro Jahr aufgrund psychischer Erkrankungen steigen. In den letzten 40 Jahren hat sich die Zahl der psychisch bedingten Krankheitstage verfünffacht. Pro Jahr entsteht dadurch in Deutschland ein wirtschaftlicher Schaden von etwa 21,5 Milliarden Euro durch Fehlzeiten. Die Kosten für die Zusatzbelastung im Team und die Kosten für den Ersatz bei längeren Fehlzeiten sind hier noch gar nicht eingerechnet. Außerdem ist der Leidensdruck bei den Betroffenen enorm, so dass eine Rückkehr zur ursprünglichen Leistungs- und Belastungsfähigkeit meist nicht möglich ist.

Das Programmangebot für betriebliche Gesundheitsförderung ist vielseitig und attraktiv, und doch stehen viele Unternehmen bei der Implementierung von Maßnahmen meist vor großen Herausforderungen: Die Angebote werden zum Teil kaum wahrgenommen oder die Mitarbeiter/innen verlieren nach kurzer Zeit das Interesse. Egal, wie ansprechend die verfügbaren Angebote erscheinen, es fehlt vielen Nutzer/innen an lang anhaltender Motivation. Die Mitarbeitenden, die die Angebote längerfristig nutzen, sind in den meisten Fällen Personen, die sowieso schon viel für ihre Gesundheit tun.

Auf dem Markt existieren zahlreiche digitale und analoge Maßnahmen. Die digitalen Angebote sind zwar günstig und hinsichtlich Ort und Zeit flexibel nutzbar, weisen jedoch oft eine geringe Nutzungsrate auf, weil die Motivation nach kurzer Zeit verloren geht. Analoge Angebote wie Seminare mit Trainer/innen sind durch die persönliche Betreuung effektiv, aber kostspielig. Aus diesem Grund sind sie meist auf einmalige Events oder Führungskräfte als Teilnehmer/innen limitiert. Angebote wie Mindance, die die effektivsten Methoden aus der digitalen und analogen Welt verbinden und das Problem der langfristigen Inanspruchnahme angehen, gibt es bisher noch wenige.

In unseren bisherigen Projekterfahrungen mit Mindance waren auch wir mit einigen Hindernissen konfrontiert, aus denen wir jedoch viel lernen konnten. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel gerne von unseren Erfahrungen berichten und aufzeigen, welche Fehler uns zu Beginn unterlaufen sind und wie wir daraus gelernt haben.

1. Eine langfristige Kommunikationsstrategie ist wichtig

Bei der Einführung von BGM-Maßnahmen muss besonders viel Wert auf eine effektive interne Kommunikation gelegt werden. Wenn die Mitarbeitenden nichts von den Angeboten wissen, können sie auch nicht daran teilnehmen und der Erfolg bleibt aus. Mithilfe einer professionellen Kommunikationsstrategie soll das Unternehmen regelmäßig darüber informiert werden, welche Ziele bereits erreicht wurden und welche Schritte als nächstes geplant sind. Die Belegschaft wird auf diese Weise von Beginn an mit in das Projekt einbezogen und ihr Interesse wird geweckt. Nicht nur in der Anfangsphase sollten alle Schritte im Betrieb bekannt gemacht und erläutert werden. Information und Kommunikation sollte auch im weiteren Projektverlauf fortlaufend stattfinden, um die Mitarbeiter/innen zu motivieren und Akzeptanz und Beteiligung der Maßnahmen zu fördern.

Speziell in Bezug auf die Kommunikation unseres Angebots bei der Implementierung in Unternehmen erkennen wir nun rückblickend, dass unsere langfristige Strategie nicht klar genug definiert war. Bei der Implementierung zeigte sich für uns, wie wichtig es ist, genau zu wissen, welche Maßnahmen wir wann, wie und warum anbieten wollen und auf welchem Wege wir dies kommunizieren wollen. Rückblickend lernten wir, wie wichtig es ist, die einzelnen Schritte sowie deren Zeitrahmen so früh wie möglich in Absprache mit den einzelnen Kunden zu konkretisieren. Dies verdeutlichte uns, dass einzelne Planungsschritte bezüglich des Zeitgangs künftig noch spezifischerer und detaillierterer Planung bedürfen. In einem Beispiel akquirierten wir Mitarbeitende eines Unternehmens durch einen Infostand am Unternehmensstandort. Es fehlte uns jedoch eine langfristige Strategie, wie wir potentielle Nutzer/innen dazu bewegen, die App nach dem Download auch langfristig zu nutzen. Deshalb ging das Momentum verloren und die Maßnahmen schliefen schnell ein.

Effektive Zeitplanung ist ein wesentlicher Faktor in der sogenannten SMART-Methode, die häufig während der Initiierungsphase eines Projektes im BGM angewandt wird. Die folgenden fünf SMART Kriterien sollen dabei helfen, Ziele zu formulieren und diese auch zu erreichen: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Eine spezifische Formulierung der Ziele ist wichtig, damit alle Beteiligten deutlich verstehen, was erreicht werden soll. Ein Ziel sollte messbar sein, zum Beispiel, dass ein bestimmter Prozentsatz der Belegschaft die Gesundheitsmaßnahmen aktiv nutzt. Akzeptiert bedeutet, dass das Erreichen der formulierten Ziele für das Team attraktiv und lohnenswert ist. Zusätzlich sollte das Kriterium erfüllt werden, dass diese auch realistisch und umsetzbar sind. Zuletzt bedeutet terminiert, dass ein Ziel einen zeitlichen Rahmen braucht, bis wann es erreicht werden soll. Der festgelegte Termin dient auch als Kontrollpunkt, mit dem gemessen wird, ob auch tatsächlich alles umgesetzt werden konnte, was am Anfang festgelegt wurde.

In unseren Projekten sollten die Planungsschritte – wie sich zeigte – im besten Falle eine definierte Kette an Ereignissen sein, die Sinn ergibt und verständlich mit unseren Nutzer/innen kommuniziert wird. Sie sollten erfahren, welche Kurse und Veranstaltungen wir anbieten und wann diese stattfinden, damit das Thema ins Bewusstsein gerufen wird. Bislang profitieren wir stark davon, unsere Kommunikationsstrategie möglichst für das ganze Jahr genau zu definieren.

Die Strategie, die sich bei uns bewiesen hat, sieht folgendermaßen aus:

1. Frühzeitiges Einbinden von Führungskräften

Idealerweise vor, bzw. in den Wochen nach dem Go-Live werden die Führungskräfte in halbstündigen Online-Seminaren über das neue Programm informiert und motiviert, das Angebot aktiv an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. Im Anschluss daran bieten wir einstündige Workshops per Videokonferenz an, die einen tieferen Einblick ermöglichen und dazu dienen, beispielsweise in Teambesprechungen das Angebot noch einmal im Detail zu bewerben und für inhaltliche, technische und datenschutzspezifische Fragen gewappnet zu sein. Ein wichtiger Faktor ist neben der Funktion als Ansprechpartner bei Fragen auch die Rolle eines Botschafters. Unser Ziel ist hier, die Führungskräfte zur aktiven Nutzung des Angebots zu motivieren und die Vorteile anhand persönlicher Erfolgsgeschichten im Unternehmen zu verbreiten. Die Einbindung der Geschäftsführung ist laut Analysen des Corporate Health Award 2013 der wichtigste Faktor für den Erfolg von BGM-Maßnahmen. Dabei sollten Führungskräfte das Projekt nicht nur akzeptieren, sondern aktiv unterstützen.

2. Analoge Werbung beim Kunden vor Ort

Ein bewährter Weg, mit Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen bietet ein Infostand, beispielsweise vor gut frequentierten Orten wie der Kantine. So können wir die Mitarbeitenden persönlich motivieren und das Konzept genauer vorstellen. Zusätzlich hängen wir zielgruppenspezifische Poster auf und legen Flyer aus. Diese sollen das Interesse der Belegschaft für unser Angebot wecken und diese dazu animieren, sich in der App anzumelden.

3. Digitale Werbung

Um das Problem zu umgehen, dass in vielen Firmen das Intranet wenige Gestaltungsmöglichkeiten zulässt, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, eine Landing Page für die Mitarbeitenden zu gestalten. Diese Website bietet die Möglichkeit, sich für Mindance anzumelden und dient als Informationszentrale mit passenden Artikeln und Übungen, die man auch ohne App nutzen kann. Außerdem begleiten wir die Nutzer/innen nach der Anmeldung mit einer Email-Kampagne, die sie regelmäßig mit wertvollen Tipps und Hinweisen zur Nutzung versorgt. Um sie an das regelmäßige Training mit Mindance zu erinnern, erhalten sie zusätzlich tägliche Push-Nachrichten auf ihrem Smartphone.

Lektion #1: Mithilfe einer langfristigen Kommunikationsstrategie, die analoge und digitale Werbemaßnahmen verbindet, können mehr Personen erreicht werden.

2. Persönliche Kommunikation fördert die Motivation

Laut den Ergebnissen der 2018 veröffentlichten BGM-Studie “whatsnext” spielt persönliche Kommunikation im BGM eine besonders wichtige Rolle. Sie gibt den Mitarbeitenden Raum für direktes Feedback, die Beantwortung von Fragen sowie die Vermittlung emotionaler Botschaften.

Die persönliche Kommunikation mit den Teilnehmenden war in unseren Projekten ein weiterer Punkt, der verbessert werden musste. Meist hatten wir nur eine/n Ansprechpartner/in im jeweiligen Unternehmen. Dies führte zu langen Abstimmungen und Wartezeiten, weil unser/e Ansprechpartner/in erst einmal das Programm im Team kommunizieren musste. Deshalb haben wir uns zum Ziel gesetzt, die direkte Kommunikation mit den Angestellten zu verbessern und haben verschiedene neue Maßnahmen etabliert. Mithilfe der Chatfunktion in der Mindance-App können wir beispielsweise sofort auf Fragen der Nutzer/innen antworten. Einen noch intensiveren Kontakt ermöglicht das telefonische Beratungsangebot mit unseren Psycholog/innen – dadurch erhalten die Nutzer/innen jederzeit eine persönliche Unterstützung bei bei Problemen und Herausforderungen, die bei der intensiven Auseinandersetzung mit Gedanken und Gefühlen auftreten können. Bei den ersten Schritten werden die Nutzer/innen zusätzlich durch unsere Welcome-Mail-Kampagne begleitet, die sie mit weiterführenden Informationen versorgt. Diese neuen Funktionen fördern langfristig die Motivation, Mindance regelmäßig zu nutzen und bieten gleichzeitig eine individuelle persönliche Betreuung. Auch weiterhin gibt es zusätzlich in unseren monatlichen Workshops die Möglichkeit, unsere Psycholog/innen persönlich zu treffen, sich über verschiedene Themen zu informieren und sich darüber mit den Kolleg/innen auszutauschen.

Lektion #2: Einen großen Motivationsfaktor stellt die persönliche Kommunikation mit den Zielgruppen dar, zum Beispiel über Chat, Telefon oder Workshops.

3. Segmentierung sollte nach Zielgruppen stattfinden

Im BGM ist es wichtig, die Maßnahmen auf Zielgruppen abzustimmen. Einige können für die gesamte Belegschaft sinnvoll sein, manche sprechen nur einen Teil der Mitarbeiter/innen an, wie zum Beispiel Stressmanagement-Trainings für Führungskräfte. Jede Zielgruppe hat spezifische Anforderungen und Belastungen, die berücksichtigt werden müssen. Viele Probleme im BGM entstehen dadurch, dass auf eine zielgruppenspezifische Ansprache verzichtet wird. Wenn darauf nicht geachtet wird, werden bei Gesundheitsangeboten genau die Zielgruppe angesprochen, die bereits auf ihre Gesundheit achtet. Um auch diejenigen zu motivieren, die dies nicht ausreichend tun, müssen sie auf eine andere Art und Weise adressiert werden.

In vergangenen Projekten haben wir es verpasst, unternehmensweit auf unser Angebot aufmerksam zu machen. Aus diesem Grund fühlten sich viele Mitarbeiter/innen nicht ausreichend angesprochen und wurden demnach auch nicht dazu motiviert, das Angebot langfristig zu nutzen. Außerdem wurde von uns nicht berücksichtigt, dass es in jedem Unternehmen unterschiedliche Positionen gibt, die auf individuelle Art und Weise adressiert werden müssen. In der Unternehmenszentrale eines Unternehmens aus dem öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) beispielsweise arbeiten einerseits Verwaltungsmitarbeiter/innen, aber auch Fahrer/innen, weswegen keine gezielte Kommunikation gelingen kann. Deshalb sollte nicht nach Standorten segmentiert werden, sondern, wie oben beschrieben, nach Zielgruppen. Für uns zeigte sich, dass wir die Personengruppen am besten erreichen, wenn wir vorab in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und dem betrieblichen Gesundheitsmanagement abklärten, was die Herausforderungen der einzelnen Zielgruppen waren und darauf spezifisch in der Kommunikation, Werbung und im Angebot eingingen. Am Beispiel des Verkehrsbetriebs müssen Gesundheitsmaßnahmen für Busfahrer/innen anders kommuniziert werden als für Verwaltungsmitarbeiter/innen, da sich deren Alltagsprobleme voneinander unterscheiden.

Lektion #3: Um alle Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren, ist eine zielgruppenspezifische Kommunikation notwendig.

4. Die langfristige Motivation muss gefördert werden

Für ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement ist es essentiell, die Mitarbeiter/innen zur Teilnahme zu motivieren. Viele Menschen sind nur kurzfristig motiviert und verlieren schnell wieder den Anreiz, die Angebote weiterhin zu nutzen. Auch in unseren Projekten zählte die fehlende Motivation der Mitarbeitenden zu den größten Hindernissen bei der Implementierung. Nachdem wir 2017 mit unserer App an den Start gingen, hatten wir das Problem, dass 50% der User/innen nach der ersten Übung nicht mehr aktiv waren.

Deshalb ist es umso wichtiger, Ansätze zu entwickeln, die eine langfristige Motivation sicherstellen. Wir arbeiten dazu eng mit unseren Kunden, den Mitarbeitenden und Krankenkassen zusammen, um unsere Nutzer/innen zu befähigen, Entspannungsübungen und Meditationen als langfristige Routine zu etablieren.

5 Ansätze, die unsere Nutzer/innen langfristig motivieren:

1. Individualierbarkeit des Trainings

Anhand der Ergebnisse der Interviews und unserer Recherchen haben wir herausgefunden, dass Personen besonders motiviert sind, ein Vorhaben umzusetzen, wenn es genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Aus den Interviews und kollaborativen Workshops haben wir ein Feature konzeptionalisiert, das unsere Nutzer/innen bei Aufbau einer Routine unterstützt und eine maximale Individualisierung des Trainingsplan ermöglicht.

2. Gamification

Das gleiche gilt für unser neues Gamification-Konzept, das unsere Nutzer/innen spielerisch motivieren soll: Jede/r kann in Zukunft in der App eine eigene virtuelle Pflanze pflegen, die mit jeder weiteren Minute, die User/innen trainieren, wächst. Das ist eine kleine Challenge, die den Spieltrieb weckt und dazu führt, dass die App regelmäßiger genutzt wird. Zahlreiche Studien belegen, dass ein spielerischer Ansatz die Motivation der Nutzer/innen maßgeblich erhöht. Gamification-Strategien werden immer häufiger für BGM-Programme genutzt, um die Mitarbeitenden mit Spaß für Gesundheitsziele zu begeistern. Die Erfolge sind dabei messbar und erreichen auch diejenigen, die sich sonst schwer motivieren können.

3. Austausch mit Kolleg/innen

Es stellte sich für uns außerdem klar heraus, dass Routinen besonders gut funktionieren, wenn sie nicht alleine durchgeführt werden. Deshalb versuchen wir, unsere Nutzer/innen dazu zu motivieren, die Übungen der App auch mit anderen zusammen durchzuführen. In einigen Unternehmen haben wir deshalb bereits sogenannte “Buddy Groups” eingeführt. Hier bilden Mitarbeiter/innen kleine Arbeitsgruppen, in denen man sich wöchentlich zum persönlichen Austausch trifft und gemeinsam übt. Begleitend erhalten die Nutzer/innen Arbeitsbücher, so genannte “Working Books”, die verschiedene Themenbereiche abdecken und Aufgaben enthalten, die die Arbeitsgruppe gemeinsam löst und diskutiert. Ähnlich wie beim Sport funktioniert diese Arbeitsweise besonders gut, weil die Motivation durch gemeinsame Ziele und den spielerischen Wettkampf gestärkt wird und das Training in einer Gruppe von Gleichgesinnten mehr Spaß macht. Durch die kontinuierliche Beschäftigung mit dem Thema bleiben sie schließlich am Ball.

4. Beratung durch Expert/innen

Wie bereits in der zweiten Lektion beschrieben, erhalten die Nutzer/innen die Möglichkeit, sich persönlich mit unseren Psycholog/innen auszutauschen, was einen besonders hohen Motivationsfaktor darstellt. Die Kommunikation per Telefon, Chat oder in den Workshops vor Ort sorgt für optimale Unterstützung, indem bei Problemen und Fragen eine schnelle Hilfe geboten wird.

5. Kontinuierliche Kommunikation

Zusätzlich soll die Motivation unserer Nutzer/innen gestärkt werden, indem sie kontinuierlich Mails erhalten, die das Produkt und dessen Hintergründe genauer erklären. Sie erhalten unter anderem Tipps für den Aufbau einer Routine, Informationen zum Trainingsplan und Erklärungen, warum die Übungen effektiv sind.

Lektion #4: Es müssen Maßnahmen etabliert werden, die die Motivation langfristig fördern, wie zum Beispiel Gamification.

Mit welchen Herausforderungen haben Sie bei der Implementierung von Gesundheitsmaßnahmen zu kämpfen? Wir freuen uns, wenn auch Sie uns von Ihren Erfahrungen berichten und hoffen, dass Sie etwas aus diesem Artikel mitnehmen können.

Herzliche Grüße!

Ihr Mindance-Team